
Aplicativos como o WhatsApp tornou mais rápida a interação entre empresas e contadores ou advogados. No entanto, essa facilidade não se aplica a qualquer situação. A troca de informações e de documentos exige controle e segurança para evitar riscos fiscais e jurídicos.
Serviços de mensageria podem ser convenientes, mas não oferecem as mesmas garantias do e-mail corporativo. Devido às suas características e fatores de segurança, o endereço eletrônico é o meio mais recomendado para formalizar a comunicação. Pelos mesmos motivos, é menos suscetível a violações, favorecendo o cumprimento LGPD.
A substituição do e-mail corporativo pelo WhatsApp coloca em risco a proteção e a rastreabilidade das informações. Isso porque, mesmo oferecendo criptografia de ponta a ponta, o WhatsApp pode não garantir o mesmo nível de segurança e controle que o e-mail corporativo.
O endereço eletrônico é reconhecido pela capacidade de documentar a troca de informações. Como as interações ficam registradas, é possível recuperar fatos e identificar detalhes sobre a transmissão dos dados.
Mensagens, por outro lado, podem ser perdidas ou mal interpretadas, e a ausência de um histórico formal dificulta a rastreabilidade e a comprovação de comunicação. Esse é um dos fatores que torna o WhatsApp contra indicado para envio de dados ou documentos fiscais e contábeis.
De um lado, o WhatsApp pode ter implicações legais devido à falta de formalidade e regulamentação, não atendendo aos requisitos legais para envio de documentos fiscais e contábeis, que exigem canais oficiais e documentados. De outro, o e-mail fornece um registro formal e rastreável, essencial para comprovar a entrega e o recebimento de informações importantes.
Além dessa segurança, a falta de um e-mail ativo compromete a comunicação com clientes e fornecedores, afetando o cumprimento de obrigações e aumentando o risco de litígios e disputas legais. Entre a praticidade e a segurança jurídica, a prioridade ainda deve ser proteger a empresa.
Fonte: Contas em revista