A digitalização facilitou a realização de várias atividades cotidianas, da verificação do saldo bancário por aplicativos até a compra de um imóvel ou a abertura de uma empresa. Nessas situações, sempre será exigido do usuário uma validação de que ele tem direito a acessar certos dados e serviços, sendo o certificado digital um dos recursos mais adotados no contexto empresarial.
Atualmente, estão disponíveis três tipos de assinaturas: simples, avançada e qualificada e, independentemente do tipo, os certificados são, como uma identidade virtual, intransferíveis. Dessa forma, para todos os fins, quem está realizando acessos e transações é o detentor daquela credencial, mesmo que a ação tenha sido executada por um terceiro.
Por isso, em vez de repassar a senha a prestadores de serviços, como contadores e advogados, o responsável deve conceder os acessos necessários por procuração. Isso pode ser feito até mesmo online, com o apoio do próprio profissional. O fundamental é entender quais permissões estão sendo concedidas.
Essa precaução deve ser adotada não apenas com prestadores de serviços externos, mas também dentro da própria empresa, já que alguns profissionais dependem do certificado digital para executar suas funções.
Apesar de mais trabalhosa e mais cara, porque será preciso criar o certificado digital para cada pessoa que precisar utilizá-lo, a prática é também mais segura, pois se o e-CPF ou o e-CNPJ for usado para realizar alguma ação indevida, seu detentor terá muita dificuldade para evitar a responsabilização.
Empresários que ainda não concedem acessos por meio de procuração podem aguardar a renovação do certificado para implantar o novo processo. A partir daí, é preciso adotar outro cuidado fundamental: reavaliar anualmente todas as autorizações concedidas, sempre considerando se elas ainda são necessárias e a quem esses poderes estão conferidos.
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Fonte: CONTAS EM REVISTA
